時間の使い方は何点ですか?

誰にでも平等にある『時間』
満足な使い方していますか?
私自身も時間の使い方は大満足ではなく「勿体無いことしたなあ」と感じる使い方をしている時間はたくさんあります。
だからこそ、日々意識的に時間を使うように心がけています。
1日24時間を充実度は何倍にも感じる使い方をしたいですよね。

私がサポートさせていただいている方はほぼ女性。
さらに、ほとんどの方が、妻、母、ワーキングウーマンとたくさんの役割を持っている忙しい女性です。

最近のセッションで、この時間の使い方をテーマにされる方も多いです。あと、2ヶ月で今年も終わります。年始に掲げた目標を達成していない、と実感され、時間の使い方を見直したい、と感じておられる方もいらっしゃいます。
みなさまはご自分の時間の使い方にどれくらい満足していますか?

時間管理




女性の起業をはばたかせる下田まゆみです。


タイムマネジメントとスケジュール管理

タイムマネジメントを考える時に、あわせて出てくるのが、スケジュール管理。2つの違いのイメージは以下のようになると考えています。

スケジュール管理
『やることを把握し、滞りなく遂行するために予定をたて、実行する』

タイムマネジメント
『目標を達成するための計画を立て、それに従って時間をコントロールすること』これは、
自分の行動を管理し、時間を割いていく

このように、タイムマネジメントするためにはスケジュール管理は必須になってきます。

タイムマネジメントのポイントは2つ

・時間を使うべきところに使う
・時間あたりの生産性を上げる

この2つについて順番に見ていきましょう

タイムマネジメント




時間を使うべきところに使う

「タイムマネジメントができない」という方にお話を伺うと、やることがたくさんありすぎて何からやっていいのかわかりません。。。
とおっしゃる方が多いです。やることはわかっているのに、それはせずに他のことに時間を使ってしまい、いつまでたっても『やること』が進んでいない、ということが起こります。
時間は刻一刻と進みます。何もしなくても(実際には何もしていないのではなく、他のことをしている)平等に時間は過ぎていきます。

付箋でタスク管理


そのためにはまず『タスク管理』することが大切です。タスク管理によりやることの明確化とゆとりが生まれます。
漠然と考えるだけでなく、手帳に書き出したり、タスクごとに付箋に書き出し、目の前に貼るなど『視覚化』(=明確化)をします。これによりただ闇雲に進むのではなく、順序立てて進むので、無駄がなくなり、効率よく進められ、心と時間にゆとりも生まれます。


時間あたりの生産性を上げる

生産性とは、時間に対して成果がどれだけ得られたのか
ですから生産性向上とは「保有するリソースを最大限に有効活用し、最小限の投資で最大の成果を生み出すこと」を言います。
生産性を数式で表すと
アウトプット(産出量)➗インプット(投入量)
となります。

そのためには3つのMをなくすことが有効、と言われています。
聞いたことがある方もいらっしゃるかと思いますが、トヨタ自動車でも「 ムダ・ムラ・ムリを取り除く」という事を推奨しています。

ムダとは、これからの作業で必要なものが不明瞭なために、作業を始めたのに、あれが足りない、これを買い足さなきゃなどの『動きのムダ』。整理整頓ができていないために必要なものがどこにあるのかわからず探すことに時間をかける『探すムダ』。作業手順が定まっておらず、あの手この手と悩んでしまう『迷うムダ』。など様々な事柄を指します。

ムリとは、能力以上の使い方をしてかえって作業効率を落としてしまう、要するに、負担をかけすぎて本来のパフォーマンスが発揮されない状態のことを指します。

ムラとは、仕事の品質が一定ではないという状態のことです。これでは作業自体がムダになってしまうことにもなります。

*これは『生産性』の観点からの話です。もちろん、仕事をしていく上で、自分のムリな領域にチャレンジするタイミング、無駄があってもあえてトライする時期、はじめた頃は品質が一定しないからこそ学んでいくことはあります。ですから、自分の今を見極めて事業は進めていくことが大前提になります。


誰にでも平等な時間をいかに自分主導で最大限に使い、充実したものとしていくか、を意識することにより、できないと感じていたことを『できるかも』と感じ、できるかもと感じたことを『やってみよう』と感じ、やってみようと感じたことが『できた』になる。これは能力の差ではなく、時間管理のコツを知っているか知らないかの違いかもしれません。平等に見える時間、実は不平等なのかもしれません。



下田まゆみ
ENTRESH 代表
GCS認定プロフェッショナルコーチ
秘書技能検定準1級

ENTRESH下田まゆみ

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